Wat zijn "hoofdfuncties"?
Religiosoft:
De hoofdfuncties zijn de vaste hoofdrubrieken die onder exploitatie en investeringen zorgen voor een eenduidige sluitende opdeling van de ontvangsten en uitgaven. Er zijn zes hoofdfuncties:
0 – eredienst
1 – gebouwen van de eredienst
2 – bestuur van de eredienst
3 – privaat patrimonium
4 – stichtingen
5 – financiering
Omzendbrief BB 2007/01 vertelt ons het volgende over de hoofdfuncties:
“De hoofdfunctie eredienst omvat alles wat te maken heeft met de eredienst in strikte zin. De indeling van de besturen van de verschillende erediensten zal hier het meest uiteenlopen. De tweede hoofdfunctie groepeert alles wat te maken heeft met de gebouwen van de eredienst. Daartoe wordt ook de woning van de bedienaar van de eredienst gerekend, indien van toepassing. De derde hoofdfunctie, het bestuur van de eredienst, omvat de ontvangsten en uitgaven die het gevolg zijn van het feit dat er een openbaar bestuur van de eredienst bestaat (administratiekosten enzovoort). In de hoofdfunctie privaat patrimonium worden alle verrichtingen ondergebracht die verband houden met de bezittingen waarover het bestuur volledig vrij kan beschikken omdat ze niet rechtreeks worden aangewend voor de eredienst of de dagelijkse werking van het bestuur van de eredienst. Dat kunnen onroerende eigendommen zijn, maar bijvoorbeeld ook geldbeleggingen. De hoofdfunctie stichtingen wordt afgezonderd omdat hier rechten van derden in het spel zijn die moeten kunnen worden gevolgd. De hoofdfunctie financiering ten slotte omvat alle leningen en andere geldmiddelen die door derden tijdelijk ter beschikking worden gesteld.
Om een bepaalde ontvangst of uitgave toe te wijzen aan een van die hoofdfuncties moet dus telkens de vraag worden gesteld waarop die ontvangst of uitgave betrekking heeft. Uiteraard zullen heel wat ontvangsten en uitgaven op meerdere hoofdfuncties betrekking hebben. Zo zal een koster zich bijvoorbeeld hoofdzakelijk met de eredienst bezighouden, maar neemt hij mogelijk nu en dan ook kleinere onderhoudswerkzaamheden aan het kerkgebouw op zich. Het is niet de bedoeling dat in dat geval de uitgaven voor de koster die betrekking hebben op de eredienst enerzijds en het gebouw van de eredienst anderzijds, opgesplitst worden. Volgens het algemene principe ‘bijzaak volgt hoofdzaak’ kunnen alle uitgaven voor de koster in de hoofdfunctie ‘eredienst’ worden geboekt. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor verzekeringspolissen die meerdere risico’s dekken.
Het is denkbaar dat in een bepaalde concrete situatie een bestuur een bepaalde ontvangst of uitgave toch zou willen opsplitsen over meerdere functies. Die mogelijkheid wordt geboden, maar de verdeelsleutels die daar dan voor worden gehanteerd moeten expliciet worden geformuleerd en gemotiveerd . Ze moeten zowel in het meerjarenplan als in het budget en in de jaarrekening terug te vinden zijn. Door de band genomen zal de nood om met verdeelsleutels te werken zich wellicht enkel laten voelen bij de grotere besturen van de eredienst.
Een meer gedetailleerde toelichting van de verschillende rekeningen in het rekeningenstelsel is opgenomen als bijlage bij deze omzendbrief.”
Dankzij deze vaste indeling is het ook mogelijk per hoofdfunctie te vergelijken, waarbij het echter niet de bedoeling is om in evenwicht te sluiten per hoofdfunctie. Zo zullen de vaste onkosten voor het gebouw van de eredienst (onder 21) steevast hoger liggen dan de opbrengsten gegenereerd door dat gebouw (MAR 11). Voor privaat patrimonium zal de balans dan weer omgekeerd zijn: de patrimoniumopbrengsten (MAR 13) zullen de vaste onkosten voor het patrimonium (MAR 23) ruimschoots dekken. In de rapportering wordt deze balans van ontvangsten versus uitgaven steeds overgenomen in de rechterkolom van de overzichtstabel.
Aan de hand van de hoofdfuncties kan men dus gegroepeerd inschatten wat de impact is van bepaalde delen van de boekhouding. Daarnaast zorgt deze indeling er ook voor dat bepaalde zaken afzonderlijk kunnen opgevolgd worden (zoals in het geval van stichtingen) en er een grotere transparantie ontstaat.
Het is dan ook de bedoeling dat deze hoofdfuncties de boekhouding mee helpen structureren, zowel op het niveau van de planning als wat de uitvoering betreft. Daarom ook dat bij het wijzigen van de planning de hoofdfunctie mee een rol speelt in de te volgen procedure.
- onder exploitatie mag men binnen de hoofdfunctie kredieten verschuiven van het ene artikel naar het andere, op voorwaarde dat er geen nieuw artikel in gebruik genomen wordt (en het totaal van de hoofdfunctie niet stijgt); in dit geval is een overschrijding van de hoofdfunctie dus een directe reden voor een budgetwijziging;