Wat te doen bij de overdracht naar een nieuwe penningmeester?

Om de overdracht naar een nieuwe penningmeester vlot te laten verlopen (zowel officieel als boekhoudkundig), moeten er 3 zaken gebeuren:

• De penningmeester die er mee stopt stelt een eindrekening op;
• De overdracht wordt gesignaleerd aan de Religiosoft-helpdesk, die de nieuwe penningmeester als beheerder van het dossier aanstelt;
• In het programma voert de nieuwe penningmeester een aantal aanpassingen door.

1)    De eindrekening van de penningmeester

Zie: De eindrekening van de penningmeester

2)    Religiosoft stelt de nieuwe penningmeester als beheerder van het dossier aan

Van zodra de eindrekening is opgesteld, wordt de Religiosoft-helpdesk op de hoogte gebracht van de overdracht van de penningmeester (bij voorkeur aan de hand van de notulen van de kerkraad waarop deze overgang bekrachtigd werd). Meer bepaald hebben wij volgende contactgegevens nodig van de nieuwe penningmeester:

• Naam + voornaam
• Adres
• E-mailadres

Daarnaast moet de penningmeester ingesteld worden als nieuwe beheerder van het dossier. Hiervoor zijn er twee mogelijkheden:

• De nieuwe penningmeester heeft al een account in Religiosoft (bv. met leesrechten): in dit geval zal Religiosoft de bestaande account aanpassen tot beheerder. Op die manier kan deze met de vertrouwde inloggegevens blijven inloggen
• De nieuwe penningmeester heeft nog geen eigen account in Religiosoft: in dit geval zal er door Religiosoft een account als beheerder aangemaakt en via mail opgestuurd worden. Uiteraard kan het paswoord altijd eenvoudig aangepast worden door de nieuwe beheerder. INFODOSSIER: Overige (p. 4)

De penningmeester is vanaf nu dus de nieuwe (en enige) beheerder van het boekhouddossier van de eredienst. Hij / zij is vanaf dit moment eveneens bevoegd om anderen lees- of schrijfrechten toe te kennen (via de knop “Accounts”).

3)    In het programma worden nog een aantal aanpassingen m.b.t. de overdracht doorgevoerd

Nu de nieuwe penningmeester aangesteld is tot beheerder van het dossier, dient hij / zij deze overdracht ook in het programma nog te registreren. Concreet moeten er hiervoor twee zaken gebeuren:

• Via “beginscherm” - “gegevens aanpassen” wordt de naam van de nieuwe penningmeester aangevuld bij de rubriek “penningmeester” (+ “bevestigen”). Nu zal er automatisch een nieuwe contactpersoon worden aangemaakt op naam van de nieuwe penningmeester
•  
• Vervolgens dient het contactprofiel (adres, telefoon, e-mail,…) verder te worden aangevuld via “boekhouddossier” – “contacten”. Ook indien de nieuwe penningmeester reeds bestond als contactpersoon in het dossier, kunnen de contactgegevens uiteraard verder aangevuld / gewijzigd worden.

Hierna zal in Religiosoft op elk officieel rapport (budget, budgetwijziging, MJP, MJP-wijziging + jaarrekening) de naam en de contactgegevens van de penningmeester worden overgenomen.

Hoe worden de profielen van de mandatarissen ingebracht of gewijzigd?
Hoe kan ik iemand (tijdelijk) toegang geven tot mijn dossier in Religiosoft?