Voor welke documenten van de eredienst geldt de archiefplicht en hoe lang dienen ze bewaard te worden?

Wat de archiefplicht (en de duur ervan) betreft voor documenten van eredienstbesturen, dient een onderscheid gemaakt te worden tussen twee soorten documenten:

• De boekhoudkundige bewijsstukken
• De overige boekhoudkundige documenten

1)    De boekhoudkundige bewijsstukken

Boekhoudkundige bewijsstukken van eredienstbesturen zijn documenten zoals aankoopfacturen, rekeninguittreksels, ontvangstnota’s,… Volgens de regelgeving (art. 30 van het boekhoudreglement) bedraagt de minimale bewaringstermijn hiervan 10 jaar (vanaf 1/1 van het boekjaar dat volgt op datgene waarop het stuk betrekking heeft).

2)    De overige boekhoudkundige documenten

De overige boekhoudkundige documenten (jaarrekeningen, budget, meerjarenplan dagboek, kasboek, grootboek, inventaris, staat van vermogen) en ook de notulen moeten permanent bewaard worden. De basis daarvoor ligt in de (federale) Archiefwet van 1955. Daarin staan geen specifieke bewaartermijnen, maar wel dat openbare besturen (dus ook erediensten) geen documenten uit hun archief mogen vernietigen zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris of zijn afgevaardigden. In dat verband werden door het Rijksarchief selectielijsten opgesteld. Uit die lijsten blijkt dat de permanente bewaring noodzakelijk is.

Boekhoudreglement
Archiefwet