Moeten de bewijsstukken nog meegestuurd worden met de jaarrekening?

Binnenlands Bestuur:

De rekening over het dienstjaar 2006 wordt nog volgens de oude modellen opgesteld en wordt nog onderworpen aan het oude toezicht (i.e. veelal door de deputatie). Bij die rekening moeten alle bewijsstukken dus nog worden meegestuurd. De rekening over het dienstjaar 2007 wordt volgens de oude modellen opgesteld, maar wordt onderworpen aan de nieuwe toezichtregeling (i.e. door de gouverneur). Ook bij deze rekening moeten de bewijsstukken nog worden meegestuurd. De rekening over het boekjaar 2008 worden volgens de nieuwe vorm opgesteld en onderworpen aan het nieuwe toezicht. Daarbij wordt niet langer gevraagd om alle bewijsstukken systematisch mee te sturen. Uiteraard betekent dat niet dat het bestuur geen verantwoordingsstukken meer moet hebben. Ze kunnen nog steeds worden opgevraagd of ter plaatse worden ingezien naar aanleiding van het onderzoek van de rekening.

Religiosoft:

Alle boekhoudstukken worden in principe minstens tien jaar bewaard. Het klassement van de bewijsstukken werd niet bij wet vastgelegd. Het is wel verplicht op elke factuur/vordering het unieke schuld/vorderingnummer te vermelden evenals de betrokken grootboekrekening(en). Er bestaan twee gangbare methodes om de bewijsstukken te klasseren:

• 1 map voor schulden en 1 voor vorderingen, telkens chronologisch;
• een klassement op basis van het MAR-nummer (dus per grootboekrekening een mapje)

In Religiosoft wordt het klassement op MAR-nummer automatisch ter beschikking gesteld via de grootboekfiches (te consulteren en af te drukken via “boekhouddossier” – “jaarrekening” of “kredieten en tegoeden”). Op die manier is er steeds een vlotte controle mogelijk en kan een klassement op schulden en vorderingen (per map) de ideale oplossing zijn. In geval van twijfel kunt u meteen op basis van het schuld-/vorderingnummer het relevante bewijsstuk opduiken.