Hoe boek ik een historisch kasoverschot in?

Religiosoft:

Bij de omschakeling van oude naar nieuwe regelgeving en de verschuiving van bepaalde accenten van het toezicht, werd vastgesteld dat in niet uitzonderlijke gevallen de beschikbare kasvoorraad (= de som van de saldi van de werkingsrekeningen op 31/12) niet overeenstemt met het boekhoudkundig resultaat (= het batig saldo). Dit kasverschil was er doorgaans één in positieve zin: meer geld in kas dan het batig saldo doet vermoeden. Geen nood. Dit kan opgelost worden. Cruciaal hierbij is echter dat u eerst en vooral tracht na te gaan hoe dit kasoverschot ooit is kunnen ontstaan (u kunt dit doen door de vorige jaarrekeningen er even bij te nemen en te checken of er in het verleden ook reeds dergelijke afwijking was; desnoods kunt u per rekening afpunten op zoek naar de kink in de kabel…).

Eens de oorsprong van het euvel werd ontdekt (of u tot de vaststelling komt dat het kluwen niet langer te ontrafelen is), pleegt u overleg met het toezicht (de stad/gemeente en eventueel de provincie) om te bekijken hoe dit in de boekhouding kan worden verwerkt. Het is hierbij van belang concrete afspraken te maken of dit overschot onder de exploitatie dan wel onder investeringen moet opgenomen worden. Als dit overschot onder exploitatie opgenomen wordt, dan betekent dit dat dit mee gebruikt zal worden als financiering voor dat doel. Als het overschot onder investeringen wordt ingebracht, dan kan er beslist worden om dit bedrag ofwel aan te wenden voor een specifiek investeringsproject of voor een definitieve herbelegging naar het privaat patrimonium van de kerkfabriek. Deze laatste optie veronderstelt doorgaans dat concreet aangetoond kan worden dat het bewuste geld ook daadwerkelijk historisch beschouwd kan worden als “patrimoniumkapitaal”.

Eens de knoop is doorgehakt kunt u dit bedrag in Religiosoft als volgt inboeken:

Stel, u hebt bij het afsluiten van 2007 200 euro meer op de bank (totaal 1000 euro) dan uw resultaat in de jaarrekening van 2007 aangeeft (batig saldo = 800 euro). In dit geval zou u normaal gezien moeten starten met een saldo van 800 euro op 1 januari, terwijl er in werkelijkheid al 1000 op deze rekening staat op dat ogenblik. De 200 euro die u in 2008 als overschot wil inboeken (louter boekhoudkundig, want het geld zit al in uw kas), moet u dus in Religiosoft inboeken zonder dat er effectief geld bij komt op uw rekening (anders komt u op 1200). Dit kunt u oplossen door als startsaldo op 1/1/2008 niet 1000 euro maar 800 euro te nemen (zelfs al klopt dit niet echt); het startsaldo van de rekening kunt u aanpassen via "rekeningen": u klikt op het driehoekje naast de financiële rekening en in het profiel van de rekening aanpassen (alle latere saldo's worden aangepast). Vervolgens boekt u dan in Religiosoft op datum van 1/1/2008 een eerste ontvangst in ter waarde van 200 euro op MAR 159 (indien het overschot moet terechtkomen onder "investeringen", dan gebruikt u MAR 359); dit zou dan "chronologisch" de eerste ontvangst moeten zijn van 2008 (in Religiosoft is de datum bepalend). Op dat ogenblik gaat uw saldo 200 euro omhoog (totaal = 1000) en vanaf dan klopt alles volledig met uw uittreksels.

Met deze aanpak klopt uw startsaldo en sluit alles na het boeken volledig aan op de uittreksels.

In plaats van het saldo van de rekening naar beneden te halen, kunt u in Religiosoft ook een negatieve kas aanmaken van - 200 euro. Vervolgens boekt u het overschot in op die kas zodat deze op nul komt. Dit is even sluitend.

Uiteraard is dit geen standaardpraktijk en dergelijke regularisatie moet zo transparant mogelijk verlopen, dus toelichten is de boodschap (vast en zeker in de jaarrekening). Voorafgaand overleg met de toezichthoudende overheden is hierbij een must en bij de verwerking van dit bedrag verwijst u dan ook steeds naar de afspraken van dit overleg. Zo vermijdt u misverstanden omtrent de (her)bestemming van bepaalde fondsen