Hoe vul ik de statusdatum/goedkeuringsdatum in?
Religiosoft:
Gezien de opeenvolging van fases in de boekhouding hebben we er in Religiosoft voor gekozen om in het programma ook de verschillende etappes te laten voltooien door het inbrengen van een goedkeuringsdatum (door de raad).
Deze goedkeuringsdata hebben als doel:
1) de cijfergegevens te vergrendelen;
2) ervoor te zorgen dat de doorstroom tussen de documenten overal chronologisch verloopt;
3) de cijfergegevens door te sturen naar de module van het centraal bestuur.
***Opmerking: de goedkeuringsdata die u in het programma invult worden automatisch mee overgenomen in de rapporten.
Wat het oorspronkelijke budget en meerjarenplan betreft evenals de jaarrekening, vult de penningmeester de goedkeuringsdatum van de raad in via de zwarte knop “status” in het scherm zelf van het budget/MJP/jaarrekening. Deze knop vindt men steeds terug in de linkerkolom.
Om een wijziging (aan het budget of MJP) goed te keuren, moet men in de aangemaakte wijzigingsfiche de goedkeuringsdatum toevoegen. Dit kan eveneens via de knop "status" (in het scherm met het cijferraster):
- men gaat naar “boekhouddossier” en kiest voor “budget” (of MJP, naargelang het geval);
- via de zwarte knop “budget aanpassen” (of “MJP aanpassen”, in de linkerkolom) komt u terecht in het scherm met de wijzigingsfiche;
- u klikt op de titel van de wijziging waarna u onderaan het scherm de volledige fiche van de wijziging ziet opduiken;
- hier vult u de goedkeuringsdatum in en klikt u op “bevestigen”.
Zodra een goedkeuringsdatum werd ingevuld worden de cijfers binnen het dossier zelf van de eredienst overal overgenomen (in boekingshistorieken, in vergelijkingskolommen van het budget etc.). Verder worden deze gegevens dan ook stante pede ter beschikking gesteld van het centraal bestuur.
***Belangrijk: Het is cruciaal dat u elke fase die afgerond is, steeds goedkeurt in het programma. Hiervoor blijven alle weergaves kloppen en krijgt het centraal bestuur ook meteen alle documenten digitaal ter beschikking en kunnen de nodige coördinatierapporten opgemaakt worden.