Wat moet er gebeuren met de bewijsstukken?

Religiosoft:

Van elke boeking moet u in principe een gedateerd bewijsstuk kunnen voorleggen. Op elk bewijsstuk noteert u het schuld-/vorderingnummer evenals de grootboekrekening. Als u nog wat verder wilt gaan, dan kunt u ook de datum van afboeking noteren op dit document – op die manier is de verwijzing compleet.

De schulden moeten door de voorzitter en secretaris worden goedgekeurd. In principe gebeurt dit voor de betaling, in de praktijk wordt er doorgaans pragmatisch na de feiten goedgekeurd, zonder daarbij echter te vervallen in al te grote nalatigheid/laattijdigheid.

Voor bepaalde boekingen hebt u niet steeds een afzonderlijk stuk en zal u dit zelf moeten aanmaken (voor bankkosten, bijvoorbeeld, kunt u een kopie nemen van het bankafschrift…). Vanuit deze optiek is het te vermijden zomaar uit de hand te betalen zonder dat u een bewijsstuk krijgt omdat in dergelijke situatie er ook geen bewijs bestaat voor de legitimiteit. Goede afspraken maken goede vrienden…

De bewijsstukken moeten niet langer mee ingediend worden bij de jaarrekening maar kunnen wel opgevraagd worden door de toezichthoudende overheid.

Het kan zinvol zijn de bewijsstukken te klasseren op basis van het schuld- en vorderingnummer, bij voorkeur met een aparte map voor de schulden en de vorderingen. In Religiosoft krijgt u automatisch een overzicht per grootboeknummer in de grootboekfiches die u kunt oproepen via het scherm “jaarrekening” (u klikt er de gewenste grootboekrekening aan en vervolgens krijgt u het overzicht met de boekingen; via de knop overzichtsrapport krijgt u een printvriendelijke afdruk).