De eindrekening van de penningmeester
Binnenlands Bestuur:
Van zodra de penningmeester ontslag neemt, moet er een eindrekening worden opgesteld binnen een termijn van twee maanden (door de penningmeester of zijn rechtverkrijgenden). Nadat de raad kennis heeft genomen van de eindrekening (en deze heeft opgenomen in de notulen), wordt de eindrekening door de penningmeester ter goedkeuring toegestuurd naar de provinciegouverneur. De eindrekening van de penningmeester moet NIET voor advies worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
De logica hierachter is dat de jaarrekening de verantwoording is van het eredienstbestuur tegenover de gemeente, en de eindrekening de verantwoording van de penningmeester tegenover het eredienstbestuur. De gemeente is in dat laatste geval niet rechtstreeks betrokken partij. Deze procedure vindt u terug in ART.56 van het eredienstendecreet.
De verdere procedure verloopt gelijk aan die van de indiening van de jaarrekening (zie hiervoor ART.55 van het eredienstendecreet), inclusief het verlenen van kwijting van de raad aan de penningmeester over de afgelegde eindrekening.
Het volledige
eredienstendecreet vindt u
hier terug.
Religiosoft:
Om praktische redenen is het aan te bevelen in de mate van het mogelijke de
eindrekening te laten samenvallen met de jaarrekening (kortom, het
mandaat van de penningmeester te laten eindigen op 31/12). Op die manier doet de jaarrekeningbundel meteen dienst als eind- en jaarrekening en wordt er
geen aparte rompslomp gecreëerd halverwege het boekjaar, wat uiteindelijk enkel extra werk oplevert.
In Religiosoft is een apart rapport voorzien voor de eindrekening. In het scherm “jaarrekening” (onder “boekhouddossier”) kunt u bij het ophalen van het "overzichtsrapport" van de jaarrekening kiezen voor verschillende types:
- jaarrekening (dit is de jaarlijkse afsluiting van de boekhouding);
- eindrekening (dit is het document waarmee de penningmeester zijn mandaat beëindigt);
- jaar- en eindrekening (dit is het document dat gebruikt wordt indien het einde van het mandaat samenvalt met de jaarrekening).
In het ideale geval van het samenvallen van jaar- en eindrekening kiest u dus voor de laatste optie.
Indien er toch wordt gekozen om bv. in het midden van het jaar een eindrekening op te maken, dan is het belangrijk dat er een strikte scheidingslijn wordt gemaakt tussen de boekingen van de huidige penningmeester en die van zijn opvolger. Dit om eventuele disputen over juridische verantwoordelijkheid uit te sluiten.
Van zodra de overdracht van de penningmeester definitief is, mag u de Religiosoft-helpdesk hiervan op de hoogte brengen, waarna er een persoonlijke account (gebruikersnaam en paswoord) zal aangemaakt worden voor de nieuwe penningmeester.
Omzendbrief "Vrijgave van de borg van de penningmeester"
INFODOSSIER: JAARREKENING 2009